Votre checklist pour un export de marchandises en toute sérénité

L’export de marchandises à l’international représente une opportunité de croissance formidable pour bon nombre d’entreprises. Seulement, lorsqu’on s’y penche un peu, les réglementations, les formalités à l’exportation et processus d’expédition internationaux peuvent être effrayants.

Exporter des marchandises demande une organisation rigoureuse. Des étapes de l’exportation bien maîtrisées, une checklist pour exporter, la préparation des documents et le passage par le bureau de sortie sont essentiels pour garantir une expédition fluide et conforme. Découvrez comment simplifier ces démarches dans cet article.

Pas de panique : nous avons rassemblé pour vous tout ce dont vous avez besoin pour expédier vos produits à l’étranger en toute sérénité, dans une checklist en six étapes concrètes.

Connaître les réglementations des pays où vous expédiez vos marchandises

Tout d’abord, pas d’export de marchandise à l’international sans connaissance fine des réglementations des pays vers lesquels vous expédiez vos produits.

Les échanges internationaux de marchandises sont réglementés par les incoterms, diminutif pour International Commercial Terms. Au nombre de onze, ces incoterms mettent en avant les dispositions contractuelles standards relatives au transport de marchandises à l’international.

Pour garantir une exportation fluide, le document administratif unique est essentiel : il structure vos informations pour le bureau de dédouanement et assure une conformité parfaite.

En maîtrisant la valeur en douane, les clauses du contrat de transport et les taxes à l’importation, vous optimisez vos coûts et évitez les mauvaises surprises. Et n’oubliez pas : les accords commerciaux peuvent apporter une réelle valeur ajoutée en réduisant vos droits de douane et en simplifiant vos échanges.

Ces incoterms sont définis toutes les décennies par la Chambre Internationale du Commerce. Concrètement, il s’agit de codes à trois lettres qui permettent à toutes les parties prenantes du transport de marchandises de comprendre leur responsabilité.

Ces codes définissent notamment les règles du fret international en ce qui concerne :

• La responsabilité des frais d’expédition
• La responsabilité des frais d’assurance
• La responsabilité des coûts d’importation
• La responsabilité du dédouanement
• La prise en charge du transport

L’incoterm le plus souvent utilisé par les e-commerçants est le DAP (Delivered at Place). Il stipule qu’il est à la charge du vendeur de prendre en charge les coûts et les risques jusqu’à l’arrivée des marchandises à leur destination finale. L’acheteur, quant à lui, doit gérer toutes les taxes à l’importation et de déclaration en douane.

Source : Wiccservices

Veillez donc à étudier de près tous les incoterms sur le site de la CCI, pour choisir les meilleurs en fonction de vos besoins d’export de marchandise. Prenez également soin de les mentionner dans vos conditions générales de vente, afin que le processus soit clair pour vos clients également.

Pour réussir vos expéditions à l’international, veillez à rassembler les documents nécessaires, comme le certificat d’origine, qui atteste de la provenance de vos marchandises, ou l’attestation d’exportation, indispensable pour garantir la conformité de vos envois auprès des autorités douanières.

Choisir entre les différents modes de transport

Pour expédier des marchandises à l’international, vous pouvez choisir entre trois modes de transport différents : le fret routier, le fret maritime, ou bien le fret aérien.

Chacun de ces modes de transport d’expédition internationale va induire différents coûts, différents délais de livraison, et différents process logistiques. Par exemple, le fret maritime et le fret aérien sont soumis à une volatilité du marché plus grande. Ils appliquent également le principe de la facturation au poids volumétrique. Ils vous demanderont donc de faire attention à limiter le poids-volume de vos expéditions si vous les empruntez.

Pour en savoir plus sur les coûts de transport sur ces différents frets internationaux, rendez-vous sur notre article “Calcul du prix du transport de marchandises : ce qu’il faut savoir pour réduire vos coûts”.

Gérer vos droits de douane et taxes de dédouanement à l’export

L’un des sujets les plus épineux en matière de transport de marchandises à l’international est probablement le régime douanier, et ses droits attenants. Ces derniers vont différer en fonction du pays où vous exportez vos marchandises.

D’un côté, l’export de marchandise dans l’Union Européenne ou dans les départements d’Outre-Mer est réglementé par des échanges intracommunautaires qui ne sont pas soumis à des formalités douanières.

C’est pour l’export de marchandise hors UE que la déclaration d’exportation est plus complexe. Celles-ci sont obligatoires, et doivent être réalisées via le bureau de douane auprès duquel votre entreprise est établie. Vous devez respecter la réglementation douanière. Ce bureau va traiter la déclaration d’export, contrôler vos marchandises, et finalement délivrer la mainlevée (soit l’autorisation d’enlèvement des marchandises).

Après avoir réalisé vos formalités pour l’export hors UE et donné les documents requis, les services douaniers vous délivreront des documents, comme par exemple :

• Le document d’accompagnement export (EAD, export accompaning document)
• Le document d’accompagnement (DocAcc)
• Le carnet TIR

Ces documents devront être accolés à vos marchandises pendant leur transport, pour que les autorités douanières puissent les vérifier à chaque étape de votre chaîne logistique.

Préparer des factures adaptées à l’export de marchandise

Autres documents à accoler à vos autres documents d’exportation : vos documents commerciaux (facture commerciale). Celle-ci sera utilisée par les services douaniers étrangers, pour contrôler vos marchandises à l’importation, estimer leur valeur, et liquider les droits de douane applicables.

Cette facture commerciale doit être rédigée en anglais et comporter tous les renseignements nécessaires pour bien tracer les produits.

Veillez notamment à y inclure :

• Le numéro de facture
• Les coordonnées de l’exportateur et de l’importateur des produits
• Le bordereau d’expédition international
• La description détaillée de vos marchandises (origine de la marchandise).
• Le pays ou le territoire de fabrication de vos produits
• La valeur unitaire exacte des produits exportés

Sélectionner des transporteurs de confiance

Tout comme vos livraisons sur le territoire français, vos exports de marchandises doivent être pris en charge par un prestataire de transport qui propose des livraisons rapides, flexibles, et aisément traçables, par vous comme par le client.

Prenez soin de vérifier tout ce qui vous est proposé en termes de service de transport à l’international :

• Quelles responsabilités sont prises en charge en cas de perte ou de casse de vos colis ?
• Le prestataire prend-il en charge la gestion de la douane ou non ?
• Quelles assurances propose-t-il ?

Sur ce dernier point, si votre transporteur ne propose pas d’assurance assez intéressante, vous aurez peut-être besoin de vous tourner vers votre compagnie d’assurance, notamment pour votre export d’objets de valeur. L’assurance pourra potentiellement vous proposer une assurance ad valorem : elle pourra alors rembourser l’intégralité du préjudice subi sur votre commande, et de se retourner contre le transporteur si besoin.

Pour faire le bon choix en matière de transporteur, n’hésitez pas à lancer des appels d’offres réguliers, basés sur un cahier des charges exhaustif de vos besoins. Objectif : trouver le prestataire qui propose la meilleure qualité de livraison possible, au bon prix.

Une assurance transport protège vos marchandises, tandis que le contrat de vente précise la responsabilité de l’exportateur et garantit vos droits en propriété intellectuelle.

Bien choisir vos emballages pour l’export

Dernier élément à inclure dans votre checklist d’export de marchandise : l’emballage dans lequel vos produits vont transiter. Celui-ci doit être choisi avec soin, pour protéger au mieux vos marchandises, mais également pour assurer une expérience client optimale lors de leur réception par le destinataire.

Pour les expéditions par la route ou l’avion

Pour les expéditions par fret routier ou aérien, il est recommandé de choisir un emballage en carton adapté. Ceux-ci sont conçus avec différentes cannelures, qui permettent de protéger plus ou moins vos produits en fonction de leur poids.

Veillez également à sélectionner un matériau de calage approprié, qui vient renforcer la protection de vos marchandises, et bien les caler dans l’emballage pour l’export. Papier kraft, papier bulle, particules de calage, plaques de mousse : le choix est large, et dépend des besoins en protection de vos produits.

Pour les expéditions maritimes

Pour vos expéditions par fret maritime, ou pour vos expéditions très fragiles, il est crucial de vous doter d’une caisse en bois. Ce type d’emballage est idéal pour l’export, puisqu’il vient protéger au mieux les marchandises lorsque le transport peut s’avérer mouvementé.

Pour les expéditions en dehors de la Communauté Économique Européenne (CEE), votre caisse en bois doit respecter la norme NIMP15. Cette norme est applicable aux emballages en bois brut d’une épaisseur supérieure à 6 mm, et permet de s’assurer que l’emballage est traité à haute température contre la dissémination d’organismes nuisibles d’un continent à l’autre.

Les caisses en bois existent en différentes épaisseurs (6 mm ou 18 mm) pour assurer des expéditions bien protégées à vos produits les plus fragiles.

	Caisse carton brune double cannelure renforcée palettisable RAJA en carton renforcé pour les produits lourds et l’export.
	Caisse carton brune double cannelure à montage instantané, Très sûre et très protectrice : fond renforcé par une double épaisseur de carton empêchant l’accès au contenu.

Pour expédier vos produits par palettes

Si vous comptez exporter vos marchandises en gros, l’expédition par palette peut être envisagée.

Pour cela, vous devez tout d’abord vous doter de palettes adaptées à vos besoins. Celles-ci existent en plusieurs tailles et plusieurs matériaux, dont :

	La palette en bois traditionnelle, à choisir sous forme multi-rotative pour faciliter la manutention via des transpalettes. Attention à bien les choisir pour charges lourdes ou mi-lourdes selon le poids des produits à expédier.
	La palette en plastique 100% recyclé, qui est à la fois éco-responsable et sûre, puisqu’elle ne présente aucun clou, aucun angle vif, et ne peut pas provoquer d’échardes. Elle évite également de devoir procéder à un traitement pour respecter la norme NIMP15.
	La palette en bois moulé, conçue à partir de 80% de déchets de bois recyclés, moulés et compressés, et qui permet une manipulation sûre également.

En complément de palettes adéquates, vous devez également vous doter de caisses qui permettent de protéger vos produits comme il se doit. Là encore, le choix est large :

	Les caisses palettisables permettent d’optimiser l’espace de stockage lors du transport. Disponibles en des formats qui s’adaptent parfaitement aux dimensions d’une palette, elles garantissent sa stabilité et son homogénéité. De quoi voir arriver vos produits en bon état à destination. Elles sont à choisir en double cannelure, double cannelure renforcée, ou triple cannelure, selon le besoin de solidité de la caisse.
	La caisse avec abattant et coiffe en double-cannelure renforcée vous permet de remplir vite et bien vos palettes pour l’export à l’international.
	La caisse container modulable peut s’utiliser de plusieurs façons. En utilisant uniquement la ceinture et la coiffe, vous protégez un produit posé directement sur la palette. Ajoutez-y un fond, et vous pouvez expédier dedans des produits chargés en vrac.

Enfin, pour finaliser la palettisation et assurer la protection de vos palettes, utilisez du film étirable cast, qui peut s’appliquer sur l’emballage soit par banderoleuse, soit de manière manuelle. Choisissez un film opaque si vous souhaitez garantir la confidentialité de vos palettes, ou bien de couleurs différentes pour permettre une identification rapide des produits dedans.

Pour aller plus loin sur le sujet, consultez le guide pour lancer ou optimiser votre process de palettisation.

Pour protéger vos produits de l’humidité et de la corrosion

Un excès d’humidité peut causer des dommages tels que la formation de moisissures, le ramollissement ou l’oxydation. Ce sont des risques liés à l’exportation.

• Sachet déshydratant : pour protéger les produits de l’humidité et éviter la formation d’eau dans l’emballage
• Sachet plastique zip anticorrosion VCI : à utiliser avec les sachets déshydratants pour remédier davantage aux effets de la condensation ; très résistant à la déchirure et à l’éclatement, recyclable après tri en entreprise
• Papier goudronné armé : pour tapisser les caisses en carton ou en bois, et les rendre imperméables
• Papier anticorrosion VCI : pour protéger les pièces métalliques contre la rouille ou l’oxydation

Pour présenter vos documents d’export

Vous l’avez lu plus haut : vous devez mettre bien en évidence sur votre emballage les documents d’export que les autorités compétentes vous ont délivrées, ainsi que votre facture commerciale.

Pour ce faire, choisissez des pochettes porte-documents solides et transparentes, qui résistent aux variations climatiques.

Le petit plus à ne pas oublier : les étiquettes

Pour que vos marchandises arrivent à bon port et en bon état, vous aurez peut-être besoin d’ajouter à vos emballages des étiquettes qui indiquent les conditions de manutention spécifiques dont elles ont besoin.

Par exemple, pensez :

	Aux étiquettes “Fragile”
	Aux étiquettes qui indiquent le sens de manipulation du colis
	Aux étiquettes qui indiquent le suremballage (ou overpack en anglais)

En suivant les six étapes de cette checklist pratique, vous êtes paré pour des exports de marchandises qui se passent sereinement – pour des clients pleinement satisfaits !