Le guide pour bien gérer l’inventaire de votre entrepôt

L’inventaire d’un entrepôt est toujours un moment fastidieux, qui demande une véritable minutie. Pourtant, ce processus est obligatoire, et les risques d’une mauvaise gestion sont nombreux : rupture de stock, sur-stockage, erreurs de préparation de commandes… et, in fine, mauvaise expérience client !

Pour éviter ces écueils, utilisez cet article comme un petit guide, et réalisez un inventaire d’entrepôt fiable et efficace.

Quels types d’inventaires existent ?

Commencez par faire un tour d’horizon des différents types d’inventaire qui existent.

L’inventaire annuel

On appelle “inventaire annuel” le comptage exhaustif de tous les stocks présents dans l’entrepôt, réalisé une fois par an, généralement à la clôture de l’exercice comptable. Il s’agit d’une obligation légale sur le plan comptable et fiscal : en France, il doit être réalisé au moins une fois par an. C’est pourquoi on l’appelle aussi “inventaire comptable”.

Ce type d’inventaire nécessite souvent l’arrêt temporaire de l’activité logistique, afin de faire un comptage précis. Il demande de mobiliser plusieurs ressources pour couvrir l’ensemble des zones et articles.

Ses avantages ? Donner une vision complète du stock à un instant T, et réconcilier les données comptables avec le stock réel. Il demande cependant une préparation logistique importante en amont.

L’inventaire tournant (ou cyclique)

L’inventaire tournant consiste à réaliser des comptages réguliers par zones, familles de produits ou références, tout au long de l’année. En ce sens, cet inventaire périodique s’intègre dans l’activité logistique quotidienne ou hebdomadaire des équipes.

Il ne nécessite pas d’arrêt complet de l’entrepôt, et est donc idéal pour les entrepôts à fort flux. Notez que ce type d’inventaire peut être complexe à mettre en œuvre sans outils numériques dédiés.

L’inventaire partiel ou ponctuel

Faire un inventaire partiel (aussi appelé “inventaire ponctuel”) revient à compter une partie spécifique de votre stock : une zone, une catégorie de produit, une référence, ou une période donnée. Ce type d’inventaire est souvent réalisé en réponse à un besoin (contrôle qualité, suspicion d’anomalie, changement de fournisseur, audit interne…).

Plus rapide à mettre en œuvre que les autres, il permet de résoudre des problèmes localisés ou de fiabiliser une donnée. Cependant, il ne donne pas une vue 360° des stocks à l’instant T.

L’inventaire permanent (ou inventaire automatique)

Contrairement à un inventaire physique, l’inventaire permanent s’appuie sur des outils numériques (comme un WMS ou un ERP). Ces logiciels permettent de suivre les mouvements des marchandises en temps réel, sans avoir besoin de décompte physique systématique.

L’inventaire automatique permet un gain de temps significatif aux responsables logistiques. Cependant, il requiert d’avoir mis en place des processus bien structurés, et repose sur la fiabilité des données saisies dans les outils. En effet, si une réception ou un picking est mal enregistré, le stock devient erroné.

Qui plus est, l’inventaire permanent ne peut pas remplacer totalement les inventaires physiques. Un contrôle régulier reste nécessaire pour fiabiliser les données de vos outils informatiques.

Comment réaliser un inventaire efficace dans votre entrepôt ?

Suivez les six étapes clefs suivantes pour réussir votre processus de production d’inventaire, et identifier avec précision vos niveaux de stock actuels.

Préparer l’inventaire en amont

Tout d’abord, définissez les zones à couvrir lors de l’inventaire de votre entrepôt. Pour cela, identifiez précisément les zones concernées : stockage principal, picking, zone de réception, zone de retours, emplacements hors stock…

Créez un plan de l’entrepôt avec une numérotation claire de vos allées, de vos rayonnages, de vos étagères et de vos emplacements. Si vous procédez à un inventaire partiel ou tournant, veillez à sélectionner les zones à traiter prioritairement : voulez-vous d’abord compter les produits à forte valeur ? Les zones sensibles de l’entrepôt ?

Répartir les rôles de chacun

L’efficacité de votre inventaire logistique repose sur la bonne répartition des rôles de vos équipes.

Expliquez à vos opérateurs les objectifs, les méthodes de comptage et les règles à suivre. Par exemple, n’oubliez pas de leur préciser qu’ils ne doivent réaliser aucun mouvement de stock pendant le comptage.

Puis répartissez les binômes ou équipes par zone. L’objectif : éviter les doublons et les oublis. Prévoyez un responsable d’inventaire par zone, un superviseur pour la coordination, et une équipe de saisie si vous procédez à un comptage manuel.

Choisir le bon moment

Vous l’avez lu plus haut : la plupart des inventaires d’entrepôt nécessitent d’immobiliser temporairement les activités logistiques. Planifiez donc votre inventaire pendant une période de faible activité – comme une fin de semaine, ou la période après la peak season (après Noël ou les soldes).

Veillez également à synchroniser votre inventaire avec la comptabilité ou les objectifs commerciaux de votre entreprise. Rappelez-vous qu’un inventaire annuel doit être aligné avec la clôture comptable de votre organisation. De même, si vous préparez un audit ou une réorganisation de vos stocks, prévoyez une période tampon pour bien traiter les écarts.

Mettre en œuvre des procédures précises

Il existe plusieurs approches pour faire un inventaire d’entrepôt.

À vous de choisir la méthode adaptée à la nature de vos marchandises :

• Le comptage unitaire est adapté aux produits à forte valeur ou sensibles.
• Le comptage par lot ou par emballage concerne les petits produits conditionnés par unités homogènes (cartons ou palettes).

Procédez à un double comptage pour vérifier vos données. Par exemple, vos articles critiques ou à forte valeur doivent être comptés deux fois, par deux équipes différentes. Ainsi, vous améliorez la fiabilité de votre inventaire, et repérez rapidement les écarts de stock.

Enfin, utilisez des étiquettes colorées ou des pastilles pour marquer les produits déjà comptés. En cas de doute, apposez une pastille « à vérifier » sur le produit concerné : vous pourrez ainsi relancer une vérification rapide par la suite.

Analyser les écarts de stock

Une fois l’inventaire finalisé, il est temps de comparer les données issues des résultats physiques avec celles comprises dans votre solution de WMS ou d’ERP. Repérez ces écarts, et classez-les selon leur nature : produit manquant, surplus, mauvaise référence, mauvais emplacement…

Puis enquêtez sur les causes des écarts. S’agit-il d’erreurs de picking ou de saisie ? De réceptions de marchandises mal enregistrées ? De vols, de casses, de pertes ? De problèmes d’étiquetage ou de rangement ?

Cette analyse vous permet par la suite de planifier la mise à jour de vos processus, pour gagner en visibilité et en efficacité dans l’entrepôt.

Mettre à jour les données suite à votre inventaire

Une fois vos écarts validés, mettez à jour votre base de données pour refléter le niveau de stock disponible et réel dans votre entrepôt.

N’oubliez pas d’informer les services achats, approvisionnement et comptabilité de toute modification effectuée sur vos outils ou dans votre stock. En effet, des écarts importants peuvent impacter les réassorts, les clôtures comptables ou les prévisions.

Quels outils utiliser pour votre inventaire d’entrepôt ?

Certains entrepôts, assez petits, font toujours leur inventaire avec des outils manuels, comme des fiches d’inventaire ou des tableurs Excel. Ces méthodes présentent l’avantage d’avoir un coût bas – mais le risque d’erreurs qui y est associé est élevé !

Pour améliorer la gestion des inventaires, et vérifier les niveaux de stock de manière fiable, il est préférable d’utiliser des outils numériques. Vous pouvez notamment utiliser :

• Un WMS (Warehouse Management System), soit un logiciel de gestion d’inventaire en temps réel, d’optimisation des emplacements, et de suivi des stocks
• Un ERP (Enterprise Resource Planning) disposant d’un module logistique, qui permet de centraliser vos données avec d’autres fonctions de l’entreprise.
• Du matériel de saisie, comme des lecteurs code-barres, un scanner ou des terminaux mobiles. Certains entrepôts, aux environnements complexes, utilisent des puces RFID pour simplifier l’inventaire.
• Des outils d’analyse et de reporting, nécessaires pour le suivi des écarts, comme des tableaux de bord de stock.

Pour les inventaires d’entrepôts automatisés les plus innovants, certaines entreprises mettent en place des drones ou des robots, voire des capteurs IoT pour un suivi en temps réel des stocks.

Quel matériel pour optimiser votre gestion d’inventaire ?

Pour optimiser la gestion de votre inventaire d’entrepôt, munissez-vous du matériel suivant.

	Les chariots de manutention aident vos opérateurs à transporter rapidement les articles à inventorier.
	Les bacs de rangement, bacs gerbables, et caisses pliantes, vous permettent de centraliser temporairement les marchandises comptées. Choisissez-les de couleurs différentes pour isoler les produits par zone, par code ou par équipe.
	Les pastilles et étiquettes de signalisation adhésives sont utiles pour identifier les articles comptés, indiquer les écarts ou marquer les emplacements contrôlés.
	Les boîtes carton et les sachets zip sont parfois utilisés pour regrouper ou stocker temporairement les petites pièces comptées.
	L’inventaire étant une occasion de rendre l’entrepôt plus propre et plus sécurisé, dotez-vous de tout le matériel et les produits nécessaires pour nettoyer votre entrepôt de fond en comble : balais, aspirateurs, lingettes, sprays, poubelles… Pour creuser le sujet, rendez-vous sur notre article sur le nettoyage de l’entrepôt.

Les meilleures pratiques pour une gestion d’inventaire durable

Rendez la tâche fastidieuse qu’est l’inventaire d’entrepôt plus fluide grâce aux clés de succès suivantes.

Vous appuyer sur un système de gestion des stocks adapté

L’idée : plus vos stocks sont gérés de manière optimale en amont, plus le contrôle des stocks sera simplifié.

Appuyez-vous donc sur un système de gestion des stocks adapté à votre activité. Par exemple, vous pouvez faire un inventaire tournant de manière simplifiée en vous basant sur la méthode de gestion des stocks ABC, qui stocke les produits en fonction de leur taux de rotation.

Pour aller plus loin sur le sujet, lisez notre article sur les méthodes et technologies de gestion des stocks.

Mettre en place une politique d’inventaire claire

En déployant des règles claires et systématiques, vous évitez les approximations, les incohérences, les erreurs de manipulation. Qui plus est, vous garantissez la répétabilité des inventaires dans le temps.

Prenez donc le temps de définir :

• La fréquence de vos inventaires d’entrepôt
• La méthode de comptage à utiliser
• Les personnes responsables et leurs rôles précis

Sensibiliser et responsabiliser vos équipes

Un inventaire fiable dépend aussi du comportement quotidien de vos opérateurs. Chaque erreur de saisie, oubli de scannage ou mauvaise pratique peut créer un écart ! Votre objectif est donc de faire de l’inventaire l’affaire de tous.

Pour ce faire :

• Formez vos équipes à la gestion efficace du stock, et organisez des sessions de rappel avant chaque inventaire d’entrepôt majeur.
• Encouragez l’identification et le signalement d’anomalies : étiquettes manquantes, marchandises non rangées, quantités incohérentes…
• Mettez en place des indicateurs collectifs de fiabilité de stock.

Construire votre tableau de bord d’inventaire

Pour suivre de près la réalisation et les résultats de vos inventaires, mettez en place un tableau de bord personnalisé.

Vous pouvez y inclure des KPI comme :

• Le taux de fiabilité du stock (soit le pourcentage de références sans écart)
• Le nombre moyen d’écarts par inventaire
• L’évolution des écarts d’une période à l’autre
• Les zones de l’entrepôt les plus touchées par ces écarts

Utiliser les données pour améliorer vos processus

Souvenez-vous qu’un inventaire n’est pas une simple photographie, mais peut devenir une source d’apprentissage et d’optimisation pour vos opérations logistiques. Suivez donc les écarts d’inventaire dans le temps, et corrigez les causes structurelles.

Grâce à vos résultats d’inventaire, vous pouvez notamment décider de :

• Réorganiser les emplacements de stockage mal identifiés
• Mettre à jour vos fiches produits dans votre WMS
• Améliorer votre processus de réception ou de picking

En analysant les données issues de votre inventaire, vous pouvez également ajuster vos politiques d’approvisionnement. En effet, un écart récurrent sur un produit peut indiquer un problème de demande non anticipée, de perte ou de gestion de stock de sécurité. Utilisez ces données pour ajuster vos seuils de réapprovisionnement, ou revoir vos commandes fournisseurs.