Comment gérer les fournitures de bureau en entreprise ?

Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, gérer les fournitures de bureau d'une façon optimale est indispensable. Cette question qui pourrait sembler secondaire est au contraire l'un des leviers de performance vous permettant d'atteindre vos objectifs commerciaux. Quels sont les conseils, les astuces et les étapes incontournables pour réussir à gérer les fournitures de bureau de votre entreprise à la perfection ? RAJA vous explique tout.

En quoi consiste la gestion des fournitures de bureau ?

La personne en charge de la tâche de gestion des fournitures de bureau doit approvisionner les services en petites fournitures et en consommables, mais non en mobilier de bureau. Il peut s'agir par exemple :

de café,
de cartouches d'encre,
de classeurs,
de bonbonnes d'eau,
de papier,
d'un tableau blanc magnétique,
ou encore de stylos.

Ce petit matériel est à destination de tous les collaborateurs, des fonctions administratives aux opérationnelles.

Pourquoi optimiser la gestion des fournitures de bureau en entreprise ?

Contrairement à ce que l'on pourrait penser, la gestion des fournitures de bureau doit faire partie des priorités pour qui veut performer dans son activité. Les avantages sont nombreux :

l'amélioration de la productivité des salariés, qui gagnent du temps dans leurs tâches ;
la réduction de dépenses inutiles, en suivant de près le stock de fournitures ;
la création d'un environnement de travail organisé, pour se sentir mieux dans son entreprise ;
la motivation des salariés, qui travaillent dans de bonnes conditions et comprennent que l'entreprise désire prendre soin d'eux.

Pour profiter de ces bienfaits, il est nécessaire de trouver une solution de gestion efficace, de mettre en place un processus qui permette d'éviter les dysfonctionnements.

Gestion de fournitures de bureau en entreprise : quelles sont les étapes incontournables ?

Pour gérer au mieux vos fournitures de bureau, il est préférable de faire preuve de rigueur et de méthode en suivant une procédure bien définie :

l'évaluation des besoins de votre entreprise : vous devez analyser vos habitudes de consommation pour mieux planifier vos achats par la suite. Pensez par ailleurs à consulter vos salariés pour connaître leurs besoins, et identifier ainsi les fournitures les plus demandées et celles qui sont à réduire ou à supprimer.
la mise en place d'un système d'inventaire : choisissez entre un système manuel ou un logiciel de gestion des stocks de fournitures de bureau. Mettez les données à jour dans le cadre d'un suivi minutieux en indiquant les fournitures en stock et celles qui manquent. Ce système d'inventaire permet d'éviter les ruptures de stock.
les achats de fournitures : pour optimiser vos achats, sélectionnez des fournisseurs avec soin, en comparant les offres et en négociant les tarifs. Ensuite, planifiez vos achats en fonction de la liste issue de l'inventaire que vous avez réalisé, déterminez les quantités et privilégiez les commandes groupées.
le stockage des fournitures : il est nécessaire d'organiser le stockage de façon claire, dans un endroit sec et à l'abri de la lumière. Rangez, classez, étiquetez, utilisez des bacs de rangement et des étagères spécialement conçues pour le stockage.
la distribution des fournitures : désignez un responsable de la distribution des fournitures ou identifiez un local dédié pour permettre aux salariés de venir chercher leurs fournitures. Effectuez un suivi précis du matériel distribué.
les réapprovisionnements : déterminez des seuils au-delà desquels une commande est passée automatiquement pour réapprovisionner les stocks. Des commandes automatiques peuvent également être mises en place pour les articles les plus demandés par les collaborateurs et les plus rapidement consommés. Il est important de bien faire la différence entre consommable et fourniture de bureau.

Qui se charge de la gestion des fournitures de bureau ?

Dans une entreprise, le responsable des services généraux est souvent la personne qui est chargée de gérer les aménagements du site et organiser les espaces de travail. Si l'entreprise est grande, c'est alors au responsable de chaque service de s'occuper de la gestion des fournitures.

Comment réduire les coûts de gestion de vos fournitures de bureau ?

Une fois que vous avez appliqué ces principes de gestion des fournitures de bureau en entreprise, il reste certains points sur lesquels vous pouvez agir pour améliorer encore votre fonctionnement et limiter les dépenses. Il s'agit notamment de :

éviter le gaspillage : ne pas commander de trop grosses quantités de fournitures si elles ne sont pas attendues, commander au fil de l'eau les consommables qui se détériorent rapidement ;
savoir identifier les fournitures de bureau indispensables en entreprise et celles plus secondaires ;
gérer les comptes de façon très précise en ayant une visibilité sur les achats de fournitures.

Vous désirez commander certaines fournitures de bureau ? Prenez contact avec nous pour faire le point sur vos besoins !